Cách trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016

Trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) là một tính năng hữu ích mà Microsoft đã cung cấp, giúp người dùng tiết kiệm rất nhiều thời gian, đặc biệt là khi cần gửi một mẫu văn bản cố định (giấy mời, thông báo, thư cảm ơn, …) cho nhiều người.

Khi cần gửi một văn bản cố định cho nhiều người, thay vì phải viết mỗi trang gửi cho mỗi người, người dùng chỉ cần soạn mẫu cố định cùng với danh sách người nhận, sau đó sử dụng tính năng Mail Merge. Đó cũng là cách nói diễn giải của thao tác trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016.

Thao tác trộn thư, trộn văn bản trong Word 2016 gồm những bước sau:

Bước 1: Mở văn bản Word cần trộn thư, trên giao diện chúng ta chọn thẻ Mailings -> Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard để mở các bước thực hiện Mail Merge.

Bước 2: Chọn kiểu cần trộn cho tài liệu Word, ví dụ ở đây là dùng để viết GIẤY MỜI nên chọn Letters, tiếp theo chọn Next: Starting document.

Bước 3: Tại đây, người dùng chọn tài liệu bắt đầu để trộn thư, vì ngay từ đầu đã mở văn bản Word cần trộn nên hãy chọn Use the current document (sử dụng tài liệu hiện tại), tiếp theo chọn Next: Select recipients.

Bước 4: Người dùng cần thêm danh sách họ tên, lớp,… để Word tự động thêm các thông tin vào GIẤY MỜI, nếu chưa có thì hãy chọn Type a new list để tạo mới.

Nếu đã có danh sách thông tin trong file Excel, hãy chọn Use an existing list (sử dụng danh sách có sẵn), tiếp theo chọn Browse để mở đến file có sẵn đó (ở đây là file Excel).

Trong cửa sổ Select Data Source, chúng ta chọn đến file danh sách và nhấn Open.

Chọn sheet chứa danh sách địa chỉ và nhấn OK.

Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, mặc định tất cả người nhận đều được chọn, nếu chúng ta muốn không gửi đến ai thì chúng ta bỏ chọn trước tên người đó, sau khi đã chọn xong chúng ta nhấn OK.

Nhấn Next: Write your letter để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 5: Tại đây, để dễ hiểu hơn, người dùng thực hiện như sau: đặt con trỏ chuột vào trường muốn chèn thông tin, tiếp theo chọn Mailings -> Insert Merge Field -> chọn trường thông tin phù hợp. Ví dụ tại dòng Trân trọng kính mời (anh/chị), ta chọn trường Họ_và_tên, tại dòng Sinh viên lớp, ta chọn trường Lớp.

Bạn cũng có thể chọn trực tiếp trường ở cửa sổ Mail Merge ở bên phải. Sau khi đã thêm xong, ta chọn Next: Preview your letters để chuyển sang bước xem trước thư.

Bước 6: Để đảm bảo danh sách thông tin được xuất hiện đúng trong vị trí của thư, ta nhấn chọn vào biểu tượng next và previous như hình dưới để xem từng thư (mỗi thư là 1 tên người, 1 địa chỉ tương ứng). Sau khi đã kiểm tra và chỉnh sửa nội dung chính xác chúng ta chọn Next: Complete the merge.

Lưu ý: Bạn cũng có thể xem thư trong phần Preview Results trong thẻ Mailings.

Bước 7: Nếu muốn in thư, hãy chọn Print và thiết lập in

Hoặc nếu muốn tạo thành một thư, hãy chọn Edit Individual Documents, nếu không muốn, các bạn có thể đóng cửa sổ Mail Merge.

Bước 8: Trong hộp thoại Merge to Printer (nếu chọn Print)

Hoặc hộp thoại Merge to New Document (nếu chọn Edit Individual Documents)

• All: nếu trộn tất cả các bản ghi
• Current record: nếu trộn bản ghi hiện tại
• From:… to:…: nếu trộn 1 số bản ghi từ bản ghi số… đến bản ghi số…

Bạn đã biết cách trộn văn bản, trộn thư (Mail Merge) rồi chứ! Không hề khó đâu! Hãy thực hành nhiều lần để thành thạo thêm kỹ năng hay ho này nhé! Chúc các bạn thành công!